CR: Partage des informations en entreprise (2/3)

Le partage d’informations au cœur de l’entreprise

Compte rendu de la réunion organisée sur le thème « le partage des informations en entreprise « . Notes prises par Jane Wirth. Réunion de réunion du 29 janvier 2002 du Club IES, présidé par Jérôme Bondu.

Quelques exemples bonnes pratiques

1. Déterminer au préalable ce qui est essentiel et/ou stratégique à faire passer comme information en prenant en compte les objectifs, les enjeux et les risques.
2. Décider si l’information peut être divulguée verbalement ou pas (la nécessité réelle/importance de la transmettre par écrit ou pas.
3. Déterminer qui a besoin de recevoir l’information. (Créer un listing des noms/base de données ? si nécessaire).
4. Etre précis et structuré dans la préparation de l’information à transmettre. Soyez méthodique, planifier, utiliser un langage simple (pas trop technique!) et surtout restez succinct.
5. Indiquer clairement et à un endroit visible, si c’est de l’info stratégique, info technique, info informelle, info qui demande de l’action etc.
6. Choisir le bon moment (timing) pour transmettre l’information et n’oubliez pas de mettre les infos à jour régulièrement si besoin est.
7. Informer/sensibiliser vos équipes/personnel sur l’importance et les avantages de communiquer/partager l’information (pour meilleure cohésion des équipes, mener tout le monde dans la même direction, meilleurs résultats ?.) ; Expliquer le « pourquoi » et « comment » de transmettre l’information ; Si nécessaire, former vos équipes sur la/les procédure(s) à suivre etc.
8. Motiver vos équipes, valoriser le partage des infos.
9. Donnez l’exemple (soyez accessible vous-même).

Quelques exemples de mauvaises pratiques de partage des informations en entreprise

1. Rétention des informations car peur de perdre contrôle/le pouvoir (n.b.: la manque d’informations au niveau interne démotive souvent le personnel).
2. Transmettre de l’info qui ne sert à rien, qui n’est pas à jour/ pas fiable dans le sens erronée ?
3. Manque de précision dans les informations transmises (pas suffisamment détaillées/ concentrées sur l’essentiel).
4. Informations trop compliquées/longues car langage utilisé n’est pas très compréhensible/trop technique …
5. Informations mal classées, trop difficile à trouver/consulter (exemple : internet)
6. Informations envoyées trop souvent donc en conséquence rarement lues.

A lire aussi :

• CR: Partage des informations en entreprise (1/3) – Inter Ligere
• Compte rendu de réunion: Partage des informations en entreprise (3/3) – Inter Ligere 
• Quels sont les blocages au partage d’informations dans les organisations ?

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