Quelles sont les meilleures pratiques de l’Intelligence économique ? Voici un benchmark veille, extrait de la thèse professionnelle de Jérôme Bondu. Le sujet exact était « benchmarking des pratiques de l’intelligence économique » (voir ci-dessous les descriptions d’entreprises).
Retrouvez les prestations d’Inter-Ligere : conseil en organisation de système de veille, formations en intelligence économique, et publications. Vous trouverez ci-dessous le compte rendu d’entretien de l’entreprise E.
Intelligence économique comparaison des pratiques
Présentation des besoins de veille
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Présentation générale de l’entreprise.
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Moins de mille employés.
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Culture de l’entreprise.
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Organisme de recherche composé pour un tiers d’experts. Le partage des informations entre experts fait partie de la mission de l’organisme.
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Environnement concurrentiel.
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D’autres organismes proposent des prestations similaires.
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Présentation de l’interlocuteur
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Mon interlocuteur est responsable du service de veille technologique et prospective.
L’entreprise visitée est un organisme de mutualisation des activités de recherche et développement sur un secteur donné.
La création même de cet organisme répond à une volonté d’opérer une veille sur le secteur concerné.
Les sujets de veille sont propriété des industriels qui l’ont commandité.
Cet organisme réalise -entre autre- des prestations de veille pour des petites entreprises qui n’ont pas les moyens de les mener en interne.
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Présentation du système de veille général
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Description du système de veille / intelligence économique
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Cet organisme a un département plus spécialement chargé de la veille.
Ce département compte 3 services :
– gestion de la prospective,
– service information, qui se consacre essentiellement à la recherche d’informations. Cette activité mobilise trois employés, spécialisés dans l’interrogation des bases de données informatiques et d’internet.
– service de veille technologique, composée de trois employés, qui font des recherches d’informations et de l’analyse orientée technologie.
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– origine, création
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Il y a une dizaine d’années
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– objectifs
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– effectifs
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Moins de 1000 personnes dont 1/3 sont des experts, pour l’ensemble de l’organisme.
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– organigramme de la veille
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Il existe un organigramme formel.
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Soutien de la direction
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– implication de la direction
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Le service veille est directement rattaché à la direction générale.
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– détection des besoins
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Le directeur du département est entre autre, commanditaire d’études de prospective effectuées par le service veille technologique.
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– implication du personnel
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Oui, par la sollicitation du service veille et par une incitation budgétaire sur la gestion du service ( diminution des frais généraux ).
Les prestations de veille sont un produit de l’organisme.
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– formations, sensibilisation du personnel
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Quelques formations à l’utilisation d’internet existent. Des projets sont à l’étude.
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Structure
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– nombre et répartition des entités de veille
– domaines de veille
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Il n’existe qu’un service pour l’ensemble de l’organisme, mais qui sollicite beaucoup de monde. Cette structure n’empêche pas le travail de veille « isolé ».
Sont réalisés :
– des prestations de veille technologique, réglementaire et normative,
– des études économiques et prospectives.
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– coordination
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Le service veille coordonne environ 60 % des actions de veille.
La circulation des informations n’est pas formalisée. Comme dans beaucoup d’entreprises, cela va « de l’intranet, au papier, en passant par la machine à café? ».
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Présentation du département de veille
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Soutien de la hiérarchie
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Le soutien de la direction est effectif (c’est elle qui dirige le secteur).
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Détection des besoins
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– Les travaux de l’organisme sont orientés par des commissions professionnelles.
– Des travaux sont commandités au service de veille technologique par le directeur du département. Ce sont généralement des sujets transversaux.
– Des prestations de veille sont demandées par des entreprises ou des groupements d’entreprises.
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Collecte
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Deux services assurent la recherche d’information : le service information, et le service de veille technologique.
Les sources sont :
– Les bases de données techniques.
– Internet. Les outils de collecte utilisés sont des outils légers (il n’y a pas de solutions intégrées).
– Les brevets. Un travail de réflexion est mené pour optimiser l’utilisation de cette source d’information.
Néanmoins l’organisme employant un grand nombre d’experts, la collecte d’information fait donc largement appel à cette « source ». Le service veille est particulièrement chargé d’être un support aux experts pour faire leur veille.
Il y a aussi la recherche d’experts externes à l’organisme et le recours à des sous traitants.
La collecte d’informations dans les salons, congrès? est une activité à part entière. Les participations sont planifiées, et chaque déplacement est minutieusement préparé par le service veille en collaboration avec les experts concernés. Cela comprend notamment :
– Le choix des salons auxquels les experts pourraient participer. Soit que l’expert en fait la demande, soit que le service veille conseille à l’expert de s’y rendre.
– L’organisation des déplacements.
– La recherche des congressistes à rencontrer.
– L’élaboration d’un questionnaire.
– La restitution des informations obtenues, éventuellement par interview de l’expert.
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Traitement
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Les experts « maison », ou hors de l’établissement, sont largement impliqués dans les travaux de traitement des informations.
Il n’existe pas d’outils informatiques pour le traitement des informations. Par contre, il existe un outil en prospective (outil de vote Delphis).
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Diffusion
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Selon les types de travaux, il y a différents types de restitution :
1- Il y des journées de transmission des informations. Ceci concerne les sujets qui intéressent un nombre assez important d’entreprises.
Des questionnaires de satisfaction sont distribués.
2- Pour des thèmes qui n’intéressent qu’un faible nombre d’entreprises (une vingtaine) la restitution se fait sous la forme d’une courte note de veille, attachée à un e-mail. Un questionnaire de satisfaction y est ajouté dans le corps même du mail. Le récipiendaire peut ainsi remplir le questionnaire en ligne, après lecture du document et le renvoyer automatiquement.
Le fait que la note soit courte et simple, et que le questionnaire puisse être rempli et renvoyé automatiquement, sont deux éléments qui assurent un taux de retour satisfaisant des questionnaires (entre 20 et 30% en moyenne).
Des notes d’information peuvent être commandées par une seule entreprise, et reste donc sa propriété.
3- L’organisme dispose d’un serveur de note d’application dont les clients sont autant le personnel de l’organisme que les industriels clients.
Ce serveur sert en interne d’outil de travail collaboratif, et d’outil de capitalisation des connaissances. On y retrouve un moteur et un système d’archivage.
On peut l’utiliser pour une recherche d’information, ou pour recevoir automatiquement l’information (via un système d’abonnement).
Dans tous les cas les informations de veille sont disponibles pour être utilisées en interne.
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Mémorisation / capitalisation
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La mémorisation est effectuée par le système informatique (sous Lotus Notes ) décrit plus haut, il s’agit d’un système fait « sur mesure ». Mon interlocuteur note néanmoins qu’un outil de capitalisation des méthodes de veille manque. Cet outil est en gestation, et sera disponible avant la fin de l’année.
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Réflexion sur la corrélation entre « besoins de veille » et « système de veille »
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Indicateurs d’évaluation de la veille au niveau de l’entreprise
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Les retours des questionnaires envoyés aux entreprises clientes sont généralement positifs et sont pris en compte dans deux indicateurs qualité.
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Points forts, et points faibles de l’organisation
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Mon interlocuteur estime que la structuration de la veille au sein de l’organisme est à améliorer, bien que des progrès aient été réalisés.
Les modes de diffusion de la veille par « push » sont assez performants. Les autres modes de diffusion sont à améliorer.
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Corrélation entre besoins et système de veille
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Mon interlocuteur me fait remarquer qu’il n’est pas le mieux placé pour répondre !
Le processus de veille est placé sous système qualité dans l’esprit de l’ISO 9000 version 2000 (c’est à dire tourné vers la satisfaction du client). Deux indicateurs qualité mesurent la satisfaction des clients.
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Liens vers les descriptions des pratiques dans 23 entreprises
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Jérôme Bondu
